Mit der Bereitstellung der Anwendung Collections-UL im Projekt „Aufbau einer universitären Sammlungsdatenplattform“ ist es erstmals möglich, Metadaten, Bilder und Zusatzmaterial der Sammlungen der Universität einheitlich digital zusammen zu fassen, zu katalogisieren und einer Öffentlichkeit zur (Nach-)Nutzung bereit zu stellen. Viele der Sammlungen waren bisher nur lokal mit einfachen IT-Mitteln erfasst.
Laufzeit: 01.07.2019 – 30.06.2022 (Nach Ende der Projektlaufzeit soll das Vorhaben langfristig verstetigt werden und als universitärer Dienst auch für zukünftige Projekte als Infrastruktur bereit stehen.)
Mittelgeber: Das Projekt ist über das Initiativbudged der Universität Leipzig finanziert. Hinzu kommt die Eigenleistung des URZ in Form der Projektleitung.
Projektbeschreibung
Zielgruppen
Durch die Modularität, Komplexität und Mehrschichtigkeit der Anwendung ergeben sich mehrere unterschiedliche Ziele und Zielgruppen.
- Bereitstellung eines online-Kataloges der Objekte universitärer Sammlungen : an den Sammlungen der Universität interessierte Online-Nutzer
- Bereitstellung der Katalogdaten für Verbünde und Portale : Betreiber von Verbünden und Portalen
- Bereitstellung einer Katalogisierungsoberfläche : Sammlungen, welche nicht in nationale und internationale Verbünde katalogisieren (z. B. JACQ, Arachne, Papyrusportal)
- Integration der Katalogdaten in ein Museumsverwaltungsprogramm : Kostoden und Mitarbeiter der Sammlungen
- Erstellung von Inventarbüchern : für die Kustoden können jetzt Inventarbücher online generiert werden
Nutzen und Mehrwert
Mit der Bereitstellung der Anwendung Collections-UL ist es erstmals möglich, Metadaten, Bilder und Zusatzmaterial der Sammlungen der Universität einheitlich digital zusammen zu fassen, zu katalogisieren und einer Öffentlichkeit zu (Nach-)Nutzung bereit zu stellen. Viele der Sammlungen, z. B. Geowissenschaftliche Kartensammlung, die Zoologischen Lehrsammlungen oder die Geologisch-Paläontologische Sammlung waren bisher nur mit lokalen IT-Mitteln erfasst. Jetzt ist eine durch das URZ betreute zentrale Lösung mit angepassten, individuellen Eingabemasken verfügbar. Im Zuge des Datenimports konnten auch eine Reihe von Fehlern in der bisherigen Erfassung behoben werden, so dass die Qualität der Daten verbessert werden konnte.
Hintergrund zur Entwicklung
Vor einigen Jahren hat sich der Arbeitskreis Sammlungen (AK) als Community der an der Universität existierenden Sammlungen zusammen gefunden, um gemeinsam Probleme zu besprechen und Lösungsansätze zu finden. Zu diesem Kreis kam auch das Universitätsrechenzentrum als zentrale technische Einrichtung hinzu. Durch das URZ wurde ein Vorschlag zur Gestaltung eines Systems zur Katalogisierung, Verwaltung und Präsentation der Objekte konzipiert, welches sowohl die Einbindung bereits existierender Online-Repositorien wie auch die auf lokalen PCs ‘schlummernden’ Datenbestände und Bilder vorsah. Ziel war es, diese Daten an die Öffentlichkeit zu bringen und gleichzeitig den Sammlungsverantwortlichen zentrale Werkzeuge für eine effiziente und vor allem nachhaltige Sammlungsverwaltung bereit zu stellen. Dabei war besonders wichtig, den wissenschaftlichen Fachrichtungen eine gemeinsame und antragsfähige Infrastruktur anzubieten. Mit Annahme des Konzeptes durch den AK und die Bewilligung des Antrages auf ein Initiativbudget durch das Rektorat standen die entsprechenden Mittel bereit, dies zu realisieren. Obwohl bei weitem noch nicht alle Sammlungsbestände auf diese Weise verfügbar sind, so wurde doch der Grundstein für einen schrittweisen Ausbau des zentralen Universitätssammlungsportals gelegt. Aktuell warten noch eine Reihe von Sammlungen darauf, integriert zu werden.
